2024年，全球会展行业正经历着一个重要的变化趋势：无论是线上展会，还是传统的线下展会，都在逐步融合，向混合型展会活动靠拢。许多国际展会都在通过混合的形式，更加灵活、包容地向参与者展示活动内容，以此提升展会活动的影响力与满意度。本文将与各位分享举办混合型展会活动（hybrid event）的五个简单技巧。大型会议非常适合传播一般性信息，但这些信息往往广而不深，对于专业人士而言参考性较弱。为解决这个问题，让活动获得更高的参与度，可以在会议现场和网络上创建讨论小组——混合型展会活动可以发挥更好的作用。理想的混合型展会活动至少有三个以上的会场或分会场（线上线下均可，但至少一个为线下）。通过互联网技术，线上会场之间可以互动，线上、线下会场之间也可以互动。这样能够为参与者提供一个更亲密的环境，让他们可以进行互动，讨论个人观点，提出问题，建立联系。现在的许多在线活动工具都有分组讨论的功能，主办方可以更轻松地采用这种混合型、多场地的展会活动策略。混合型活动有线上、线下两个主要受众群体。到现场参加活动的受众不应感到被忽视，反之亦然。主办方应确保有足够的活动和内容来满足这两类受众群体的参观诉求。虽然现在举办混合型展会活动还需要支付不菲的信息技术费用，但笔者认为，未来或会出现全球性混合会展服务平台，通过这种平台，全球各地的用户都可以参与他们想参加的展会活动，并进行有效互动。而展会活动的组织者将不再处于活动的中心，他们也将成为一种特殊的参与者、广告营销者、受益者。这就像互联网带动下的媒体产业变革一样。在那场变革中，媒体自身的位置由中心变向边缘。上图：未来的会展产业模式，主承办将不再处于核心位置举办混合型展会活动不应像是两个独立的活动。主办方可通过采用一致的主题、品牌和视觉设计来保持活动的凝聚力和贯通性。参与者还应该能够高质量地参与主要活动、接触主题发言人并获得线上、线下相同的见解。这意味着混合型展会活动需要更精细的策划以及更好的信息技术支持、综合协调调度能力。很多大型活动设立多个分会场、线上论坛，但带给观众的体验没有相关性，观众也很难在线上发现线下活动的踪迹，而线下观众也不知整场活动在线上有什么动作，这些都是混合型展会活动失败的典型。只要涉及技术，就一定容易出现技术问题。对混合型展会活动而言，提前进行模拟演练，尤其是对将要使用的技术进行模拟演练尤为重要。这能帮助主办方及时发现并解决问题，从而提高活动顺利进行的几率。主办方还应为线上、线下会场分别配备专门的技术支持团队。能兼顾展会活动规律、熟悉互联网产品运营的复合型人才非常少。相应的人员费用也会更高。这也催动了专业大型混合展会服务平台的产生。这些平台很可能是免费的，它们一般可以通过版权转销、线上广告费等获得收入。由于举办混合型展会活动需要更多的资金支持，现在仍有很多专业场地没有为举办此类活动做好技术准备。主办方如果要筹办混合型展会活动，就需要平衡技术服务商与线下场馆提供的线上服务能力之间的关系，关乎着活动能否顺畅进行。笔者认为，混合型展会服务平台一旦建立起来，将大大改变线下会展场馆的运营模式。这种运营模式必须变得更分散化，并方便与线上平台数据互通。这可能又是一场行业变革！
2024-11-22
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